Om vi beslutar att finansiera ert projekt, mejlar vi beslutet till er. För att få bidrag från oss behöver ni genomföra projektet så som ni har beskrivit och följa våra villkor. Under projekttiden ska ni också rapportera till oss hur projektet går, och alla eventuella förändringar ni gör i projektet.
Beslutet om finansiering
I beslutet finns information om vilka som får bidrag och hur mycket varje bidragsmottagare får. För varje bidragsmottagare anges ett belopp och en maximal stödnivå. Beloppet är det bidrag ni maximalt kan få, oavsett hur höga kostnader ni har. Den maximala stödnivån är den andel av era kostnader som vi kan finansiera, uttryckt i procent. Om ni har lägre kostnader än budgeterade är det oftast den maximala stödnivån som bestämmer det slutliga bidragsbeloppet. Beloppet kan då bli lägre än det som står i beslutet.
Vinnova betalar ofta ut pengar i förskott. Om ni fått mer pengar än vad ni har rätt till får ni betala tillbaka det ni fått för mycket.
I beslutet framgår också under vilken tidsperiod som vi kan finansiera era kostnader och när olika rapporter ska lämnas in.
Våra villkor
Vi har allmänna villkor som gäller för alla projekt vi finansierar. För vissa utlysningar och projekt har vi också särskilda villkor, som bara gäller för dem.
Våra allmänna villkor innebär bland annat att ni ska
- genomföra projektet enligt den projektbeskrivning ni lämnat i ansökan
- skriva ett avtal, om ni är flera parter
- rapportera era kostnader och hur projektet går
- lämna uppgifter om projektet, även efter att det tagit slut.
Om ni inte följer villkoren, har Vinnova rätt att avbryta finansieringen. Då kan ni även bli återbetalningsskyldiga för bidrag som vi redan betalat ut.
Vinnovas allmänna villkor för bidrag
Läs vår guide för att förstå vilka kostnader ni får ta upp, och hur de beräknas.
Guide till stödberättigande kostnader (pdf)
I vår avtalsguide beskriver vi vad ni bör tänka på, när ni skriver ert avtal mellan parterna i projektet.
Avtalsguide (pdf)
Vilken hjälp kan vi få från Vinnova?
Ni ska kunna driva projektet självständigt, men ni är alltid välkomna att kontakta handläggaren på Vinnova om ni har frågor om finansieringen.
Lämna rapporter regelbundet
Alla projekt lämnar rapporter till oss om hur det går, så vi kan se att ni genomför projektet så som ni beskrev i er ansökan. Om ni brister i rapporteringen eller i hur ni genomför projektet, så betalar vi inte ut några pengar.
Projektledaren lämnar alla rapporter i vår e-tjänst, och övriga projektparter måste se till att projektledaren har all information som behövs för att göra det. Hur ofta ni ska rapportera framgår av beslutet, och vi skickar ett mejl till projektledaren två veckor före nästa rapport.
Så rapporterar du
Projektledaren skickar in alla rapporter via vår e-tjänst för hantering av projekt efter att beslutet är klart. I beslutet finns information om när ni ska lämna de olika rapporterna. Vilka rapporter det är varierar mellan olika utlysningar, men ofta vill vi ha in de här rapporterna:
Startrapport – er första rapport som bekräftar att projektet är startklart. Bland annat ska rapporten innehålla ett bank- eller plusgiro för utbetalningar och ett projektreferat. Alla projektparter ska också lämna in ett dokument vi kallar Projektparts godkännande. I startrapporten anger du även vilka globala hållbarhetsmål i Agenda 2030 som resultatet av projektet förväntas bidra till.
Guide för Projektparts godkännande (pdf)
Blankett för Projektparts godkännande (dotx)
Agenda 2030 klassificering i startrapport Guide.pdf
Lägesrapport – en kontinuerlig avstämning, oftast var sjätte månad, så att vi ser hur projektet går. Ni ska bland annat redovisa hur ni ligger till mot projektbeskrivningen och lämna en kostnadsredovisning för varje part. Gå gärna in i Vinnovas e-tjänster för att se vad rapporterna ska innehålla.
Slutrapport – en sammanfattande rapport som ska ge en samlad bild av hur ni genomförde projektet, och vad resultatet blev. Här lämnar ni också en total kostnadsredovisning. Vissa bidragsmottagare ska enligt våra allmänna villkor bifoga revisorsintyg till slutrapporten. Använd vår mall och instruktion för revisorintryget
Instruktion och mall revisorsintyg
Läs mer om vilka som behöver bifoga revisorintyg
Efterrapport – en rapport för de utlysningar där vi vill följa upp projektresultaten på längre sikt.
Vi kontrollerar att alla rapporter kommer in innan vi betalar ut bidraget. Om ni behöver komplettera rapporten, så får ni utbetalningen först efter att vi registrerat er komplettering.
Använd rätt mall till dina bilagor
Två program har särskilda mallar som du ska använda till raporternas bilagor. Mallarna hittar du på sidan om programmet.
Mallar för Utmaningsdriven innovation
Mallar för Fordonsstrategisk forskning och innovation (FFI)
Meddela förändringar
Det är viktigt att ni informerar oss om förändringar under projektet, så att vi kan ta ställning till fortsatt finansiering. Till exempel måste ni meddela oss om ni byter projektledare eller blir försenade.
Använd funktionen Begäran om ändring i Vinnovas e-tjänster.
Om någon i projektet får problem med ekonomin är det viktigt att ni kontaktar er handläggare omedelbart, eftersom Vinnova inte får betala ut pengar till organisationer med ekonomiska svårigheter.
Det slutliga bidraget kan bli lägre
Ibland kan det slutliga bidraget bli lägre än det maxbelopp som står i beslutet. Det beror på att rätten till bidrag beräknas för varje organisation, och att vi bara finansierar en viss procent av era kostnader. Om era kostnader blir lägre, blir också bidraget lägre.
Om de faktiska kostnaderna blir lägre än de budgeterade kostnaderna har man alltså inte alltid rätt till beloppet i beslutet. Då är det istället den maximala stödnivån i beslutet som avgör hur mycket bidrag varje organisation får, vilket innebär att ni kan behöva betala tillbaka pengar till oss.
Vinnova granskar bokföringen
Vinnova gör ibland revisioner på plats, även upp till 10 år efter beslutet. Då behöver ni hjälpa oss att ta fram de underlag som våra revisorer behöver titta på. Ni får ingen ersättning för den tid ni lägger på detta.
