Så här går det till

I vår steg för steg-översikt berättar vi hur det går till att söka och få finansiering från oss. Här hittar du också ord och roller som är bra att känna till.

Söka och få finansiering från Vinnova

När du söker finansiering från Vinnova behöver du veta vilken typ av projekt vi ger stöd till, och vad vi förväntar oss av de organisationer vi finansierar. Efter översikten hittar du vår ordlista.

  • Passar Vinnova?

    Vinnova finansierar forsknings- och innovationsprojekt som kan göra nytta i samhället. Det gör vi genom olika erbjudanden, som vi kallar utlysningar. För att förstå vad Vinnova finansierar, kan du läsa om vilka projekt som fått bidrag från oss förut.

    Vinnova finansierar forsknings- och innovationsprojekt som kan göra nytta i samhället. Det gör vi genom olika erbjudanden, som vi kallar utlysningar. För att förstå vad Vinnova finansierar, kan du läsa om vilka projekt som fått bidrag från oss förut.

    Det här finansierar Vinnova

    Vinnova finansierar forsknings- och innovationsprojekt som kanske inte skulle bli verklighet utan statligt stöd.  Det kan vara allt från att utveckla klimatsmarta alternativ till kött, till att se hur robotar kan hjälpa äldre. Vi kan också finansiera förstudier inför projekt inom forskning och innovation, och ge stöd till små- och medelstora företag. Läs om vad vi finansierat hittills, för att se vilken typ av projekt vi ger stöd till.

    Sök bland projekt vi finansierat tidigare

    Goda projektexempel i Tidningarn innovation

    Vem kan få finansiering?

    Vi ger bara finansiering till organisationer, och ofta vill vi att flera parter samarbetar i projektet. Privatpersoner får aldrig bidrag från oss, och inte heller organisationer med ekonomiska svårigheter.

    Så finansierar vi projekt

    Vinnova finansierar forskning och innovation genom olika utlysningar. En utlysning är en slags ram för vad öronmärkta pengar ska gå till. I utlysningen specificerar vi också vilka typer av organisationer som kan söka bidrag.

    Även om ert projekt passar inom ramen för utlysningen, finns ingen garanti för att ni får finansiering. Konkurrensen är ofta hård och vi kan inte ge bidrag till alla som söker. Om vi beslutar att finansiera ert projekt, går vi aldrig in som rådgivare eller samarbetspartner.

    Vi finansierar oftast inte hela projektet

    Vi finansierar oftast inte alla era kostnader. Därför måste ni se till att ni har andra medel som kan täcka en del av kostnaderna. Vad vi finansierar beror på flera saker, till exempel vad ni ska göra, organisationens storlek och vilken typ av verksamhet ni bedriver. Organisationerna i projektet får ofta olika stort bidrag. Hur mycket varje organisation får framgår i beslutet.

    Regler för statligt stöd

    Av konkurrensskäl finns regler för statligt stöd. De styr bland annat vad vi får finansiera och hur mycket bidrag vi får ge.

    Reglerna för statligt stöd

    Vilka kostnader kan vi finansiera?

    De kostnader ni kan få finansiering för kallas stödberättigande kostnader. Vilka kostnader som är stödberättigande beror på vad ni gör i projektet, men kostnaden måste alltid finnas i organisationens bokföring under projekttiden. Läs utlysningstexten för att se vad som gäller för just er.

    Det finns även ytterligare krav och förutsättningar för vår finansiering. Vi förklarar dem i vår guide om stödberättigande kostnader och i våra allmänna villkor, § 6.1.

    Vinnovas allmänna villkor för bidrag, 2017 (pdf)

    Guide till stödberättigande kostnader (pdf)

  • Söka finansiering

    Leta regelbundet efter erbjudanden, eller utlysningar som vi också kallar dem. Då är chansen större att du hittar finansiering för ert projekt. Om du hittar en utlysning som du tror passar, lämnar du in ansökan elektroniskt. Läs texten i utlysningen noggrant, så att ni inte missar något som måste finnas med.

    Leta regelbundet efter erbjudanden, eller utlysningar som vi också kallar dem. Då är chansen större att du hittar finansiering för ert projekt. Om du hittar en utlysning som du tror passar, lämnar du in ansökan elektroniskt. Läs texten i utlysningen noggrant, så att ni inte missar något som måste finnas med.

    Hitta rätt finansiering

    Det första steget för att få finansiering är att söka bland våra utlysningar, för att se om någon av dem kan passa ert projekt. Utlysningarna har olika syften och riktar sig till olika målgrupper. Varje utlysning innehåller ett antal förutsättningar som ni måste uppfylla, för att vi ska kunna bedöma om vi ska finansiera projektet.

    Här finns alla utlysningar:

    Hitta rätt finansiering

    Att tänka på innan du söker

    Det kan ta en hel del tid att söka finansiering. Ofta ska du samarbeta med andra organisationer, så du behöver planera in tid för att hitta samarbetspartners. Du behöver också ha en dialog med dem om projektet och olika delar av ansökan.

    Våra utlysningar är bara öppna för ansökan under en begränsad tid, och när ansökningstiden går ut är det inte längre möjligt att skicka in er ansökan. Därför behöver du börja med ansökan i god tid.

    När ansökningstiden har gått ut får du bara komplettera ansökan om vi begär det.

    Läs utlysningstexten noga

    De flesta ansökningar ska innehålla ungefär samma saker, men kraven i utlysningarna och vilka bilagor ni ska bifoga kan variera. Det är därför viktigt att läsa hela utlysningstexten noga, så att din ansökan innehåller allt den ska. Håll extra koll på:

    • Formella krav – i varje erbjudande finns ett antal formella krav som måste vara uppfyllda. Exempel på formella krav kan vara att företaget inte får vara äldre än 5 år, att projektet måste ha minst 3 parter eller att projektledaren ska vara anställd hos koordinatorn.
    • Bedömningskriterier – det här är vad vi bedömer, så se till att ni har beskrivit allt vi frågar efter i er ansökan.

    Så ansöker du

    Vi tar bara emot ansökningar elektroniskt via vår ansökningstjänst Intressentportalen.  En ansökan brukar bestå av ett formulär och olika bilagor, men vad vi frågar efter beror på vilken utlysning det gäller. Vi bedömer bara ansökningar som innehåller allt de ska, så se till att ni följer våra anvisningar noggrant.

    Intressentportalen

    Guide för ansökan

    Sekretess i ansökningar

    Alla registrerade ansökningar blir allmänna handlingar. Enligt offentlighetsprincipen har allmänheten rätt att begära ut de ansökningar som kommer in till oss – även ansökningar som avslås eller återkallas.

    Innan vi lämnar ut en ansökan sekretessgranskar vi den, vilket innebär att våra handläggare bedömer varje enskilt fall. Vi lämnar inte ut information om uppfinningar, forskningsresultat eller affärs- och driftsförhållanden, om vi bedömer att någon kan lida skada av det.

    När du söker kan du uppge att er ansökan innehåller uppgifter som bör beläggas med sekretess. På så sätt hjälper du våra handläggare i bedömningen.

  • Vinnova bedömer och beslutar

    När vi bedömer ansökningarna som kommer in till oss, tittar vi på hur genomförbar idén är, hur stor potential den har och vilka aktörer som ska genomföra projektet. Vi bedömer inga ansökningar som är ofullständiga eller inte möter våra formella krav.

    När vi bedömer ansökningarna som kommer in till oss, tittar vi på hur genomförbar idén är, hur stor potential den har och vilka aktörer som ska genomföra projektet. Vi bedömer inga ansökningar som är ofullständiga eller inte möter våra formella krav.

    Så här bedömer vi ansökningarna

    När vi har fått in ansökningarna granskar vi dem, och sorterar bort alla ansökningar som är ofullständiga eller som inte uppfyller våra krav. De ansökningar som är korrekta och fullständiga fördelas mellan olika bedömare. Oftast tar vi hjälp av särskilt förordnade, externa bedömare för att våra satsningar ska ha så hög kvalitet som möjligt. Alla bedömare är kunniga inom just det område som ansökan gäller.

    När bedömarna har gått igenom ansökningarna, har vi ett bedömningsmöte med bedömarna och Vinnovas handläggare. På mötet diskuterar vi ansökningarna, och bedömarna rekommenderar vilka ansökningar som ska beviljas. I vissa fall kallar vi de sökande till intervju, innan vi fattar beslut. Sedan tar Vinnova beslut om vem som får finansiering, och hur stor andel av kostnaderna vi täcker för varje organisation.

    När kommer beslutet?

    Hur lång tid processen tar beror bland annat på hur många som söker. Du hittar information om när ni kan förvänta er ett beslut under viktiga datum i utlysningstexten. Alla beviljade projekt presenteras på vår webbplats.

    De här kriterierna bedömer vi

    När vi bedömer ansökningar tittar vi alltid på tre huvudkriterier:

    • Potential. Vi analyserar vilka effekter och vilket värde vi kan förvänta oss av projektet, och vilken betydelse det kommer att ha för samhället om projektet når sina mål.
    • Aktörer. Vi bedömer deltagarnas förmåga att genomföra projektet, och nå önskade resultat och effekter.
    • Genomförbarhet. Vi tittar på hur realistisk och trovärdig projektplanen är, både för att genomföra projektet och för att uppnå önskade resultat.

    Vad kriterierna innebär för varje utlysning beskriver vi i utlysningstexten.

    Inga garantier för finansiering

    I genomsnitt 30 procent av alla som ansöker får finansiering, så konkurrensen är hård. Det innebär att ni kan få avslag, trots att ni uppfyller alla kriterier. Det går inte att överklaga beslutet, men alla som får avslag är välkomna att ansöka igen vid nästa ansökningstillfälle eller till en annan utlysning.

  • Genomföra projektet

    Om vi beslutar att finansiera ert projekt, mejlar vi beslutet till er. För att få bidrag från oss behöver ni genomföra projektet så som ni har beskrivit och följa våra villkor. Under projekttiden ska ni också rapportera till oss hur projektet går, och alla eventuella förändringar ni gör i projektet.

    Om vi beslutar att finansiera ert projekt, mejlar vi beslutet till er. För att få bidrag från oss behöver ni genomföra projektet så som ni har beskrivit och följa våra villkor. Under projekttiden ska ni också rapportera till oss hur projektet går, och alla eventuella förändringar ni gör i projektet.

    Beslutet om finansiering

    I beslutet finns information om vilka som får bidrag och hur mycket varje bidragsmottagare får. För varje bidragsmottagare anges ett belopp och en maximal stödnivå. Beloppet är det bidrag ni maximalt kan få, oavsett hur höga kostnader ni har. Den maximala stödnivån är den andel av era kostnader som vi kan finansiera, uttryckt i procent. Om ni har lägre kostnader än budgeterade är det oftast den maximala stödnivån som bestämmer det slutliga bidragsbeloppet. Beloppet kan då bli lägre än det som står i beslutet.

    Vinnova betalar ofta ut pengar i förskott. Om ni fått mer pengar än vad ni har rätt till får ni betala tillbaka det ni fått för mycket.

    I beslutet framgår också under vilken tidsperiod som vi kan finansiera era kostnader och när olika rapporter ska lämnas in.

    Våra villkor

    Vi har allmänna villkor som gäller för alla projekt vi finansierar. För vissa utlysningar och projekt har vi också särskilda villkor, som bara gäller för dem.

    Våra allmänna villkor innebär bland annat att ni ska

    • genomföra projektet enligt den projektbeskrivning ni lämnat i ansökan
    • skriva ett avtal, om ni är flera parter
    • rapportera era kostnader och hur projektet går
    • lämna uppgifter om projektet, även efter att det tagit slut.

    Om ni inte följer villkoren, har Vinnova rätt att avbryta finansieringen. Då kan ni även bli återbetalningsskyldiga för bidrag som vi redan betalat ut.

    Vinnovas allmänna villkor för bidrag

    Läs vår guide för att förstå vilka kostnader ni får ta upp, och hur de beräknas.

    Guide till stödberättigande kostnader (pdf)

    I vår avtalsguide beskriver vi vad ni bör tänka på, när ni skriver ert avtal mellan parterna i projektet.

    Avtalsguide (pdf)

    Vilken hjälp kan vi få från Vinnova?

    Ni ska kunna driva projektet självständigt, men ni är alltid välkomna att kontakta handläggaren på Vinnova om ni har frågor om finansieringen.

    Lämna rapporter regelbundet

    Alla projekt lämnar rapporter till oss om hur det går, så vi kan se att ni genomför projektet så som ni beskrev i er ansökan. Om ni brister i rapporteringen eller i hur ni genomför projektet, så betalar vi inte ut några pengar.

    Projektledaren lämnar alla rapporter i Intressentportalen, och övriga projektparter måste se till att projektledaren har all information som behövs för att göra det. Hur ofta ni ska rapportera framgår av beslutet, och vi skickar ett mejl till projektledaren två veckor före nästa rapport.

    Så rapporterar du

    Projektledaren lämnar in alla rapporter elektroniskt i Intressentportalen. Tänk på att bara projektledaren kommer åt projektet i Intressentportalen efter att beslutet är klart. I beslutet finns information om när ni ska lämna de olika rapporterna. Vilka rapporter det är varierar mellan olika utlysningar, men ofta vill vi ha in de här rapporterna:

    Startrapport – er första rapport som bekräftar att projektet är startklart. Bland annat ska rapporten innehålla ett bank- eller plusgiro för utbetalningar och ett projektreferat. Alla projektparter ska också lämna in ett dokument vi kallar Projektparts godkännande.

    Guide för Projektparts godkännande (pdf)

    Blankett för Projektparts godkännande (pdf)

    Form for Participant's Approval, English version (pdf)

    Lägesrapport – en kontinuerlig avstämning, oftast var sjätte månad, så att vi ser hur projektet går. Ni ska bland annat redovisa hur ni ligger till mot projektbeskrivningen och lämna en kostnadsredovisning för varje part. Gå gärna in i Intressentportalen för att se vad rapporterna ska innehålla.

    Slutrapport – en sammanfattande rapport som ska ge en samlad bild av hur ni genomförde projektet, och vad resultatet blev. Här lämnar ni också en total kostnadsredovisning.

    Efterrapport – en rapport för de utlysningar där vi vill följa upp projektresultaten på längre sikt.

    Vi kontrollerar att alla rapporter kommer in innan vi betalar ut bidraget. Om ni behöver komplettera rapporten, så får ni utbetalningen först efter att vi registrerat er komplettering.

    Meddela förändringar

    Det är viktigt att ni informerar oss om förändringar under projektet, så att vi kan ta ställning till fortsatt finansiering. ­Till exempel måste ni meddela oss om ni byter projektledare eller blir försenade.

    Använd funktionen Begäran om ändring i Intressentportalen.

    Om någon i projektet får problem med ekonomin är det viktigt att ni kontaktar er handläggare omedelbart, eftersom Vinnova inte får betala ut pengar till organisationer med ekonomiska svårigheter.

    Det slutliga bidraget kan bli lägre

    Ibland kan det slutliga bidraget bli lägre än det maxbelopp som står i beslutet. Det beror på att rätten till bidrag beräknas för varje organisation, och att vi bara finansierar en viss procent av era kostnader. Om era kostnader blir lägre, blir också bidraget lägre.

    Om de faktiska kostnaderna blir lägre än de budgeterade kostnaderna har man alltså inte alltid rätt till beloppet i beslutet. Då är det istället den maximala stödnivån i beslutet som avgör hur mycket bidrag varje organisation får, vilket innebär att ni kan behöva betala tillbaka pengar till oss.

    Vinnova granskar bokföringen

    Vinnova gör ibland revisioner på plats, även upp till 10 år efter beslutet. Då behöver ni hjälpa oss att ta fram de underlag som våra revisorer behöver titta på. Ni får ingen ersättning för den tid ni lägger på detta.

  • Följa upp resultat

    Vinnova följer upp de projekt vi finansierar, eftersom vi vill se vilka effekter vår investering har i samhället och för Sverige. Vi vill också se hur vi kan utveckla våra satsningar, för att göra så stor nytta som möjligt. Vi följer upp projekten både medan de pågår och efter att de är avslutade.

    Vinnova följer upp de projekt vi finansierar, eftersom vi vill se vilka effekter vår investering har i samhället och för Sverige. Vi vill också se hur vi kan utveckla våra satsningar, för att göra så stor nytta som möjligt. Vi följer upp projekten både medan de pågår och efter att de är avslutade.

    Vi vill se resultatet av vår satsning

    Vi brukar följa upp de projekt vi finansierar, för att kunna analysera vår egen verksamhet och se vilket värde våra satsningar har för samhället. Vi vill både se direkta resultat och dra lärdomar från genomförandet av projektet. För att se direkta resultat kan vi till exempel mäta nya eller förbättrade produkter och tjänster, nya patent, publikationer, nyanställningar, förändrade beteenden eller ökad omsättning.

    Vi följer upp projekten genom utvärderingar och effektanalyser, och vid längre projekt gör vi ibland även halvtidsutvärderingar. Vid våra programkonferenser samlar vi också lärdomar och utbyter erfarenheter.

    Ibland skickar vi ut enkäter till deltagarna i de projekt vi följer upp. Genom att svara på enkäterna, hjälper ni oss att göra våra erbjudanden bättre. När vi utvecklar vår verksamhet kan fler bra idéer bli verklighet.

    Ibland ger regeringen oss i uppdrag att följa upp specifika satsningar. 

    Läs mer om hur vi utvärderar vårt arbete

    Goda exempel på resultat

    Vill du se exempel på lyckade projekt där vi ser nytta i samhället? Tidningen Innovation lyfter särskilt framgångsrika projekt.

    Tidningen Innovation

    Vill du veta mer om hur vi arbetar med innovation?

    Så främjar vi innovation

    Resultat av våra satsningar

Ord och roller som är bra att känna till

Projektpart

Alla organisationer som samarbetar i projektet är projektparter. Projektparterna bidrar till att planera och genomföra projektet, och delar på risker och resultat. Projektparten behöver inte nödvändigtvis få del av bidraget, men deltar och har kostnader i projektet, och står med i ansökan.

En projektpart är alltid en juridisk person. Om någon i projektet tar in underleverantörer eller referensgrupper, så är dessa inte projektparter.

Projektparts godkännande

Projektparts godkännande är ett dokument där varje projektpart åtar sig att göra det som de har beskrivit i ansökan, och rapportera resultatet till Vinnova. Vi begär in ett godkännande från varje projektpart. En behörig företrädare ska signera dokumentet, som ni sedan skannar. De inskannade dokumenten ska bifogas med startrapporten, och koordinatorn sparar originalet.

Koordinerande projektpart (koordinator)

Koordinerande projektpart, eller koordinator, är den projektpart som är ansvarig för kontakten med Vinnova. Det innebär att koordinatorn förmedlar information mellan de övriga projektparterna och Vinnova. Koordinatorn ansvarar även för att alla handlingar och rapporter kommer in till Vinnova som de ska.

Utbetalningarna går alltid till koordinatorn, som fördelar bidraget till bidragsmottagarna. Projektledaren arbetar oftast i organisationen hos koordinatorn.

Projektledare

Projektledaren är den person som kopplas till projektet i Intressentportalen. I praktiken gör projektledaren det som koordinatorn ansvarar för, till exempel lämna in rapporter eller rapportera förändringar i projektet.

Bidragsmottagare

Bidragsmottagare är de projektparter som får del av finansieringen. Vissa projektparter deltar i projektet utan att ta del av bidraget. De är därför inte bidragsmottagare. En bidragsmottagare får aldrig vara finansiär till en annan part i projektet.

Stödnivå

Stödnivån är Vinnovas bidrag uttryckt i procent, räknat på de stödberättigande kostnaderna. Så här beräknar vi stödnivån:

Stödnivå (%) = Bidrag/stödberättigande kostnader

Vilken stödnivå de olika projektparterna maximalt får ha beror på utlysningen, på organisationens förutsättningar och reglerna för statligt stöd. Stödnivån kan därför vara olika hög för olika projektparter. Den maximala stödnivån framgår i beslutet.

Andra finansiärer

Vinnova är en finansiär. Utöver Vinnova kan det också finnas andra finansiärer. En bidragsmottagare kan inte vara finansiär till en part i samma projekt.

Egen finansiering

Egen finansiering är den andel av kostnaderna som inte täcks av Vinnovas bidrag eller andra finansiärer.