Gränsöverskridande chefskap

Syfte och mål

Sammanfattning av projektet och dess resultatChefskap i betydelsen ledning, organisering och styrning har av tradition en vertikal struktur. Denna vertikala struktur i kombination med allt mer specialiserade arbetsuppgifter innebär att de flesta organisationer i grunden har en ´stuprörsstruktur´. Detta innebär effektivitetsproblem, eftersom strukturen ofta leder till suboptimering. Vägen ur detta dilemma är samarbete över organisatoriska gränser.I detta projekt har vi undersökt vilka krav som ställs på ett gränsöverskridande chefskap i organisationer som arbetar med den gemensamma målgruppen barn och ungdomar. Projektet pågick under perioden oktober 2009november 2012. Chefer och medarbetare som har deltagit har olika professioner och representerar olika organisatoriska nivåer inom de verksamheter som arbetar med barn och ungdomar i stadsdelen Limhamn-Bunkeflo i Malmö. Tillvägagångssättet utgick från tanken att chefer och medarbetare är huvudaktörer och experter inom sina respektive arbetsområden. Det är genom deras handlande och agerande som nya idéer om gränsöverskridande chefskap kan skapas och omsättas i förändring. Förändringsarbetet genererar samtidigt de kunskaper som vi som forskare kan använda för att skapa generella begrepp och teorier om gränsöverskridande chefskap. Vi kallar detta sätt att arbeta för interaktionsforskning.Vi som forskare har inte tagit oss in i organisationen genom att ´sälja in´ en färdig mall för utvecklingsarbetet (även om det har funnit en viss förväntan eller efterfrågan på detta). I stället har vi mött deltagarna regelbundet och låtit dem påverka hur och under vilka former utbytet med forskarnaska ske, när, var och så vidare. Att bygga upp ett fungerande och hållbart samarbete tar tid men ger samtidigt viktiga lärdomar längs vägen. Utvecklingsarbetet är framgångsrikt, kan man hävda, så länge det ger erfarenheter och lärdomar. För att dra nytta av de lärdomar som görs krävs möten och diskussioner om hur lärdomarna kan användas på ett konstruktivt sätt framöver. Vår roll har varit att stimulera diskussionen men också att se till att den konstruktivt leder framåt. För att åstadkomma detta är det viktigt att varje möte stöds av en i förväg bestämd agenda och att diskussioner och beslut dokumenteras. I Limhamn-Bunkeflo har det bildats tre strategiska fora kring chefskapets grundfunktioner för att hantera gemensamma frågor i det gränsöverskridande arbetet. Dessa tre fora har fungerat under två år och bildar tillsammans en infrastruktur för det gemensamma utövandet av chefskap. Det som förenar deltagarnas arbete är tydligt fokus på den gemensamma målgruppen barn och unga. Varje forum är samtidigt en kontinuerlig mötesplats där deltagarna fysiskt möts. Alla tre fora är multiprofessionella genom att deltagarna representerar de olika yrkesprofessioner som är involverade i arbetet. Ett första forum kallas planeringsgruppen och hanterar ledningsfrågor. Den består av förskolechefen, individ- och familjeomsorgschefen, utbildningschefen och ekonomichefen samt oss forskare. Ett andra forum är ekonomigruppen som är inriktad på att hantera styrningsfrågor. Deltagarna består av ekonomichefen, ekonomer från den stadsdelsgemensamma ekonomi-avdelningen och inbjudna representanter från verksamheterna samt oss forskare. Ett tredje forum fick namnet chefsforum. I det ingår linjechefer (mellanchefer) såsom rektorer inom skolan och förskolan, enhetschefer inom individ- och familjeomsorgen, chefen för fritidsverksamheten, chefen för mödravården och områdeschefen för barn- och ungdomspsykiatrin. I chefsforum ingår också planeringsgruppen. Uppgiften för chefsforum är att hantera frågan om hur det gränsöverskridande arbetet ska organiseras. Detta är en fråga som de berörda organisationerna måste hantera gemensamt. De olika organisationerna är beroende av och påverkas av varandras insatser för målgruppen och för enskilda barn och ungdomar. Det är därför viktigt att verksamhetscheferna möts i formella och regelbundet återkommande fora där man kan identifiera och prioritera målgruppens behov och fatta gemensamma beslut om ansvars- och resursfördelning. Chefsforum är ett sådant forum. Arbetssättet har uppmärksammats inom Malmö stad som helhet och presenterats för politiska nämnder, revisorskollegiet och kommissionen för ett hållbart Malmö samt andra utvecklingsgrupper. I Limhamn-Bunkeflo finns det flera exempel på innovativa förändringar i arbetssätt och tjänsteprocesser som har ökat effektiviteten och därmed kundnyttan. Ett antal helt nya sätt att arbeta till gagn för barn och ungdomar har utvecklats med början i chefsforum eller med stöd av chefsforum. Flera gränsöverskridande arbeten har startats upp och etablerats, kalkyler för beräkning av samordningsvinster har tagits fram, gränsöverskridande mål och uppföljningsdimensioner har utvecklats och ett arbete med att förändra den övergripande strukturen i ekonomistyrningen har påbörjats. Slutsatsen av vår studie är att laterala arbetsformer ger effektivitetsvinster och ökad kundnytta, givet att det finns ett gränsöverskridande chefskap. Resultaten visar att ett gränsöverskridande chefskapet förutsätter en insikt hos den högsta ledningen om behovet av och utmaningarna med att införa laterala arbetsformer. Sådana arbetsformer förutsätter ett utifrån-in perspektiv som möjliggör målgruppsorienterade organisationslösningar på operativ nivå. Detta medför krav på chefsfunktionenHittills utgivna publikationerBöckerStuprörsorganisationen - Gränsöverskridande chefskap för ökad effektivitet i människonära tjänster, utkommer på Liber, 2013 ForskningsrapporterGränsöverskridande arbete i Limhamn-Bunkeflo - Erfarenheter och lärdomar om chefskapets roll i arbetet med barn och ungdomar, november 2009, utgiven av författarna Innovationsdrivande forskning i praktiken VR 2011:14, november 2011, VINNOVAAntologibidragGränsöverskridande chefskap i arbetet med barn och ungdomar i Adolfsson, Petra & Solli, Rolf (red.). Managing Big Cities. GPMS Proceedings. Del 1. GRI-rapport 2010:2. Sid 6780. GothenburgResearch Institute. Göteborgs universitet.Gränsöverskridande chefskap - Förutsättningar för ökad effektivitet i människonära tjänster iChefskap: förutsättningar, former och resultat, kommande, VINNOVA, 2013KonferenspapperCross-Boundary Management in Service Organizations, QUIS-the Service Conferens, 2009, Wolfsburg, TysklandGränsöverskridande chefskap i arbetet med barn och ungdomar, GPMS09-Gothenburg Public Management Seminar, 2009, GöteborgCreating seamless service operations, SERVSIG, 2010, Porto, Portugal,Kundorienterad verksamhetsstyrning, Nordisk workshop i ekonomi- och verksamhetsstyrning, 2010, Ekonomihögskolan, LundInnovationsdrivande forskning inom kommunal sektor, GPMS11-Gothenburg Public Management Seminar, 2011, Göteborg.