Myndigheter jobbar alltmer med innovation

- Jag skulle vilja påstå att innovation är viktigare än någonsin för svenska myndigheter, säger Jakob Hellman, avdelningschef på Vinnova.

Jakob leder ett team som ser över Vinnovas strategier för att stötta innovation i offentlig sektor.

- Den offentliga sektorn står inför komplexa utmaningar. Det handlar bland annat om att ställa om till en hållbar verksamhet som är anpassad till den demografiska utvecklingen med fler äldre, men också om att hänga med i digitaliseringen. Allt detta med knappa resurser. Det krävs helt nya tanke- och arbetssätt, så kallad transformation, förklarar Jakob Hellman.

Myndigheterna har en nyckelroll i omställningen till ett hållbart samhälle.

- Alltfler myndigheter inser att de behöver utveckla innovationsförmågan i sin egen verksamhet för att hantera den komplexa samhällsutvecklingen, vara effektiva och möta medborgarnas förväntningar. Samtidigt kan de driva på utvecklingen i samhället genom att exempelvis efterfråga innovation i sina upphandlingar och driva samarbeten i sin sektor för att skapa innovation.

Utveckling reser nya frågor

Innovation är fortfarande en relativt ny företeelse i myndighetsvärlden. Men mycket har hänt och intresset ökar. Vinnova började stötta innovation i offentlig sektor i början av 2010-talet. Då ställde många frågan varför offentlig sektor ska ägna sig åt innovation? Nu handlar frågeställningarna snarare om hur. Innovationsfrågorna har gått från att vara något som drivs av enskilda engagerade projektledare till att ligga på ledningens agenda.

Vinnova startade 2011 ett forum för innovation där sex generaldirektörer för olika myndigheter deltog. Nu har samma GD-forum 23 medlemmar och fler knackar på och vill vara med. Samtidigt är myndigheterna en brokig grupp verksamheter med olika syften och storlek, som har kommit olika långt i utvecklingen av sin innovationsförmåga.

Angelägna utmaningar

Idag reser innovationsarbetet nya frågor för myndigheterna. När de provar att öppna sig, samverka och experimentera över gränser stöter de ofta på hinder inom exempelvis juridik och ekonomistyrning.

Många myndigheter upplever också den egna kulturen som ett hinder. För att lyckas med sin verksamhet även i framtiden krävs en ledning som har innovation högt på agendan och driver på utvecklingen, men som också involverar hela organisationen i tanke och handling. Hur skapar man struktur och kultur för att utmana invanda sätt att arbeta och tänka? Hur kan en verksamhet som är inriktad på trygg myndighetsutövning i effektiva processer samtidigt bli bra på att våga experimentera och testa, eller öppna upp för dialog med andra?

Alltfler inser att myndigheterna inte sitter inne med alla lösningar själva och har börjat använda metoder för att involvera samarbetspartners och de personer myndigheterna är till för i utvecklingen av sin verksamhet.

Tanja Ståhle har arbetat med innovation på MSB i några år och driver ett projekt för att skapa ett så kallat verklighetslabb. Där ska medarbetare från olika aktörer inom samhällsskydd och beredskap, pedagoger och studerande kunna testa och undersöka framtidens metoder, processer och teknik under verklighetsnära och säkra förhållanden.

Tanja upplever att innovationsarbete blir alltmer accepterat och viktigt på MSB och ser stora möjligheter med samverkan och erfarenhetsutbyte.

- Verklighetslabbet ska göra det möjligt att arbeta konkret med innovation, involvera fler perspektiv, och experimentera. Labbet gör det förhoppningsvis också lättare att prata om och lyfta innovationsfrågorna till system- och ledningsnivå. Labbet ger oss även en plattform för regionala utvecklingssamarbeten och har lett till spännande kontakter med aktörer inom vår sektor i Europa, berättar Tanja.

Samtidigt ser Tanja utmaningar i den interna kulturen på myndigheten, en utmaning som upplevs angelägen på många myndigheter.

Gemensamt lärande

- Innovationsarbetet är inne i ett mycket spännande skede på svenska myndigheter. Vi på Vinnova ser att engagemanget växer och att vi kan bidra till ett ökat samarbete och lärande, berättar Jakob Hellman.

Vi möter exempelvis stora behov av att lära mer om innovationsledning och att lära av varandra, vilket var tydligt när Vinnova anordnade en konferens på temat tidigare i höst med 150 personer från över 40 olika myndigheter. Eftersom myndigheter kommit olika långt och valt att göra på lite olika sätt finns också många erfarenheter att lära av.

För att bygga upp mer kunskap om vad som kännetecknar framgångsrikt innovationsarbete i myndighetsvärlden så finansierade Vinnova ett forskningsprojekt som genomfördes av KTH och Implement Consulting Group. Projektet har resulterat i en forskningsrapport och ett mycket uppskattat lärandenätverk. I nätverket deltog sex myndigheter. Tanja Ståhle på MSB är en av deltagarna.

- Arbetssättet i nätverket har varit mycket värdefullt. Vi har fått ta del av forskarnas spaningar om framgångsrika arbetssätt och dela erfarenheter med varandra, berättar Tanja.

Djupare samverkan

I samverkan tar myndigheter sig an viktiga utmaningar och finner innovationer på systemnivå. Vinnova har på regeringens uppdrag precis avslutat ett projekt där 12 myndigheter, däribland Naturvårdsverket och Finansinspektionen, testat att arbeta i så kallade policylab. Aktörer med olika kompetenser samlas för att med användarcentrerade metoder testa, experimentera och lära inom policyutveckling. Slutsatsen är att regelverk kan hindra men också snabba på och underlätta innovationsutveckling. Tillsammans med Upphandlingsmyndigheten pågår ett arbete för att utforska hur man bäst upphandlar innovation.

En grupp myndigheter med Polisen i spetsen är mitt uppe i ett projekt för att hitta nya sätt att samverka på tvären och lösa utmaningar som uppstår i mellanrummen mellan myndigheternas verksamheter. På detta sätt hoppas man kunna arbeta smartare med exempelvis organiserad brottslighet.

Digitaliseringen ger möjligheter till innovation men reser också nya frågor. Hur kan myndigheter använda all data som samlas för att innovera sina arbetssätt? Stora myndigheter som Skatteverket och Arbetsförmedlingen har börjat utforska detta. Här finns stora möjligheter, samtidigt blir frågor om säkerhet och integritet viktiga på vägen.

- Myndigheterna är på god väg att axla sin nyckelroll, och vi på Vinnova vill stötta dem i utvecklingen, konstaterar Jakob Hellman.