Så här fyller du i ansökan

Här beskriver vi alla steg i vår ansökningsportal Intressentportalen, och vad du måste förbereda för att kunna lämna in en fullständig ansökan. Vi utgår från en typisk utlysning, ta därför alltid reda på vad som gäller för just er ansökan.

Innan du söker

Börja med att läsa utlysningstexten noggrant, så att du vet exakt vad vi begär för just den utlysning ni söker finansiering från. Tänk på att det kan ta en del tid att samla in alla uppgifter från de som deltar i projektet. Uppskatta därför gärna hur lång tid det tar att förbereda de olika delarna av ansökan, och gör en tidsplan. Då ökar chansen att ni blir klara i tid.

Skapa konto i god tid

Du behöver skapa en inloggning, om du inte har en sedan tidigare.

Innehållet i en typisk ansökan

Innan du påbörjar din ansökan är det bra att ha alla uppgifter till hands. Du behöver förbereda uppgifter om alla som ska delta i projektet:

  • Koordinatorn – den organisation som sköter kontakten med Vinnova
  • Projektledaren hos koordinatorn – den person som sköter kontakten med Vinnova
  • Eventuella övriga samarbetspartner i projektet.

Beskriv projektet

Om ni är flera parter som ska samarbeta ska ni komma överens om en projektbeskrivning. Tänk på att det kan ta en del tid. Ni kommer även att behöva ange budget och tidsplan för projektet.

Förbered eventuella bilagor

Ofta ska du både fylla i ett formulär och ladda upp bilagor. På utlysningens webbsida kan du se vilka bilagor vi efterfrågar för just er ansökan, och vilka mallar ni ska använda. Ladda ner och fyll i mallarna i god tid, och tänk på att endast lämna in de bilagor vi begär.

Du kan ändra din ansökan fram till sista ansökningsdag. Glöm då inte att markera ansökan som klar.

Steg för steg-guide till att fylla i ansökan

Här beskriver vi hur du förbereder varje steg i Intressentportalen för en ansökan. Guiden utgår från en typisk utlysning, men vissa utlysningar har speciella krav. Följ anvisningarna på utlysningens webbsida.

  • Projektuppgifter

    I det första steget ska du berätta mer om ert projekt. Förbered en projektbeskrivning på svenska och engelska, och vilka mål ni har för projektet.

    I det första steget ska du berätta mer om ert projekt. Förbered en projektbeskrivning på svenska och engelska, och vilka mål ni har för projektet.

    Vi frågar efter de här uppgifterna:

    1. Diarienummer, om ert projekt är en fortsättning på ett tidigare projekt som vi finansierat. Du hittar det på beslut och rapporter.
    2. Start och slutdatum för projektet. De datum du fyller i här skapar år-kolumner på sidan budgeterade kostnader.
    3. Projektbeskrivning på svenska
    4. Projektbeskrivning på engelska
    5. Mål för projektet - vad ska ni uppnå?
    6. Om det finns uppgifter i ansökan som du tycker bör omfattas av sekretess. Våra handläggare gör alltid en bedömning i varje enskilt fall, men dina uppgifter kan vara ett stöd i bedömningen.

  • Klassificering

    Som sökande kommer du själv att föreslå en klassificering av ditt projekt när det gäller behovsområde, produktområde och forskningsområde. Vi klassificerar projekten för att analysera, följa upp och utvärdera statliga insatser innom forskning och utveckling. Klassificeringen är ett obligatoriskt steg i ansökningsprocessen, men den påverkar inte vår bedömning.

  • Koordinerande projektpart (koordinator)

    Du behöver veta vilken organisation som ska koordinera projektet, och om bidraget ska användas på någon annan arbetsplats än koordinatorns huvudkontor.

    Du behöver veta vilken organisation som ska koordinera projektet, och om bidraget ska användas på någon annan arbetsplats än koordinatorns huvudkontor.

    Koordinatorn samordnar projektet, mottar Vinnovas utbetalningar och överför pengar till övriga bidragsmottagare i projektet, rapporterar projektet enligt anvisningar och meddelar Vinnova eventuella ändringar.

    1. Ange organisation

    Om organisationen finns i våra system kan du söka på organisationsnummer eller namn. Finns organisationsnumret inte registrerat, kan du skapa en ny. Förbered följande uppgifter:

    • Om organisationen är svensk eller utländsk
    • Organisationsnummer (om det är en svensk koordinator)
    • Namn på företag eller organisation
    • Postnummer
    • Postort
    • Telefonnummer
    • Land (om det är en utländsk koordinator)

    2. Ange arbetsplats

    Om bidraget kommer att användas på annan arbetsplats än koordinatorns huvudkontor, så behöver du dessutom förbereda följande obligatoriska uppgifter:

      • Arbetsplatsens namn
      • Arbetsplatsens postnummer
      • Arbetsplatsens postort
      • Arbetsplatsens telefonnummer

  • Koordinatorns firmatecknare eller prefekt

    Du ska uppge firmatecknare eller prefekt för den organisation som är koordinator. Om personen inte finns i vårt system sedan tidigare behöver du lägga till den.

    Du ska uppge firmatecknare eller prefekt för den organisation som är koordinator. Om personen inte finns i vårt system sedan tidigare behöver du lägga till den.

    1. Hitta en person som finns i våra system

    Du kan söka på personens mejladress om personen har deltagit i Vinnova-finansierade projekt förut.

    2. Skapa ny firmatecknare eller prefekt

    Om personen inte finns lagrad i våra system skapar du en ny. Förbered följande obligatoriska uppgifter om personen:

    • Förnamn
    • Efternamn
    • E-post
    • Kön
    • Födelseår

    Förbered även samma uppgifter om koordinatorn som du uppgav i det tidigare steget

    • Om koordinatorn är svensk eller utländsk
    • Organisationsnummer (om det är en svensk koordinator)
    • Namn på företag eller organisation
    • Postnummer
    • Postort
    • Telefon
    • Land (om det är en utländsk koordinator)

  • Koordinatorns projektledare

    Ange vem som ska vara projektedare hos koordinatonrn. Det här ska vara den person som ansvarar för all kontakt med Vinnova.

    Ange vem som ska vara projektedare hos koordinatonrn. Det här ska vara den person som ansvarar för all kontakt med Vinnova.

    1. Hitta en person som finns i våra system

    Du kan söka på personens mejladress om personen har deltagit i Vinnova-finansierade projekt förut.

    2. Skapa ny projektledare

    Om personen inte finns lagrad i våra system behöver du skapa en ny. Förbered följande obligatoriska uppgifter om personen:

    • Förnamn
    • Efternamn
    • E-post
    • Kön
    • Födelseår

    Förbered även samma uppgifter om koordinatorn som du uppgav i steg tre:

    • Om koordinatorn är svensk eller utländsk
    • Organisationsnummer (om det är en svensk koordinator)
    • Namn på företag eller organisation
    • Postnummer
    • Postort
    • Telefon
    • Land (om det är en utländsk koordinator)

  • Budgeterade kostnader och stöd

    Beroende på vilken utlysning du söker så ber vi här om olika mycket information. Vad du ska fylla i framgår av ansökansformuläret i Intressentportalen. Här visar vi två vanliga varianter.

    Beroende på vilken utlysning du söker så ber vi här om olika mycket information. Vad du ska fylla i framgår av ansökansformuläret i Intressentportalen. Här visar vi två vanliga varianter.

    År-kolumnerna kommer från projektets start- och slutdatum i steg 1. Gå tillbaka till steg 1 i din ansökan om du vill ändra dessa.

    1. Fyll i koordinatorns Totala kostnader.
    2. Fyll i hur mycket pengar koordinatorn söker från Vinnova.
    3. Koordinatorns egna finansiering räknas ut automatiskt: projektkostnader minus Vinnovas bidrag, minus eventuell annan finansiering.
    4. Stödnivån räknas ut automatisk i procent som [Sökt bidrag från Vinnova] delat på [Summa projektkostnader].
    5. Klicka på Lägg till finansiär om det finns andra finansiärer utöver Vinnova. Fyll i belopp per finansiär.
    6. Klicka på Lägg till projektpart, om det finns mer än en projektpart (utöver koordinatorn).

    Längst ner på sidan beräknas projektets totala kostnader automatiskt.

    Vad är projektpart?

    Projektpart är den eller de aktörer, inklusive koordinatorn, som genomför projektet - oavsett om de får bidrag eller inte. En underleverantör är inte en projektpart.

    Tänk på...

    En projektpart som direkt eller indirekt får bidrag från Vinnova kan inte vara finansiär till sig själv eller någon annan projektpart.

    Så här kan det se ut i Intressentportalen:

    Kostnadsslag - vilken typ av kostnader ni kommer att ha

    Ibland frågar vi efter kostnader per kostnadsslag. Då ser formuläret istället ut så här:

  • Bilagor

    Ibland begär vi in bilagor, utöver att du fyller i ett formulär. I utlysningstexten kan du se vilka bilagor vi efterfrågar för den aktuella ansökan. Vissa utlysningar har speciella mallar som ska laddas ner och fyllas i. Mallarna hittar du på utlysningens webbsida.

  • Förhandsgranska och klarmarkera

    I det här sista steget kan du se vilka obligatoriska uppgifter som saknas. När du är helt färdig måste du klarmarkera ansökan genom att klicka på Markera ansökan som klar. Fram till att utlysningen stänger kan du ändra i ansökan och klarmarkera på nytt.