Så behandlar vi personuppgifter

Vi behöver samla in personuppgifter för att kunna hantera olika ärenden. Här berättar vi hur vi hanterar dina personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen (GDPR) och vad vi använder dem till.

Personuppgifter är all information som kan knytas till en fysisk person som är i livet, till exempel namn, personnummer, nationalitet, utbildning, anställningsförhållanden och kontaktuppgifter. 

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) får organisationer endast samla in och behandla personuppgifter för ett väldefinierat ändamål. Det ska alltså vara tydligt vad uppgifterna ska användas till. Dessutom ska endast relevanta uppgifter behandlas och de ska inte behållas längre än nödvändigt.

Du kan påverka hanteringen av dina kontaktuppgifter

Du har rätt att begära tillgång till, rätta, radera eller begränsa behandlingen av dina personuppgifter. Du kan också framföra invändningar mot hur vi hanterar dina personuppgifter. 

Eftersom Vinnova är en myndighet är vi skyldiga att följa Riksarkivets arkivregler, som är bindande för alla statliga myndigheter. Det innebär att vi normalt sett varken kan rätta eller radera information som räknas som allmänna handlingar.

Om du vill framföra klagomål på vår behandling av personuppgifter, bör du vända dig direkt till oss eller till Datainspektionen.

Så kontaktar du oss om kontaktuppgifter

För att kontakta oss om personuppgifter:

Ange gärna vad ditt ärende handlar om.

Du kan också kontakta våra dataskyddsombud på:

Så behandlar vi personuppgifter i olika ärenden 

Vi samlar vi in personuppgifter på olika sätt beroende på vilket område det handlar om. För att det ska vara lagligt behöver vi stödja oss på någon av de sex rättsliga grunderna i dataskyddsförordningen. 

Använd länkarna nedan för att se vilka uppgifter vi samlar in, på vilken rättslig grund vi gör det och hur länge vi lagrar uppgifterna inom varje specifikt område.

Bidragsärenden

Vi behandlar personuppgifter om projektledare, firmatecknare och projektdeltagare för att kunna:

  • administrera och bedöma bidragsansökningar
  • handlägga beviljade bidragsärenden
  • kunna göra olika uppföljningar

För att vi också ska kunna följa instruktionerna i de regleringsbrev vi får från regeringen överför vi även personuppgifter på projektledare till Vetenskapsrådet. De samlar sedan dessa i en forskningsdatabas.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som normalt samlas in är:

  • För sökande: Namn och e-postadress
  • För projektledare: Namn, e-postadress, telefonnummer, kön och födelseår
  • För firmatecknare: Namn och e-postadress

I de fall vi efterfrågar CV:n på projektdeltagare krävs endast namn, men vi styr inte över vilka personuppgifter som den sökande skickar in. Vi avråder från att inkludera onödig information på CV:n, som till exempel personnummer.

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för att behandla personuppgifter om projektledare, firmatecknare och projektdeltagare är att de är nödvändiga för att fullgöra uppgifter av allmänt intresse och myndighetsutövning.

Vinnovas rättsliga grund för behandling av personuppgifter för bedömare är avtal.

Så länge lagras personuppgifterna

Personuppgifter i allmänna handlingar lagras enligt gällande arkivregler.

E-postutskick och inbjudningar

För att kunna göra e-postsutskick och skicka inbjudningar till evenemang behandlar Vinnova personuppgifter om prenumeranter och andra relevanta personer i innovationssystemet.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som samlas in är:

  • Namn
  • E-post

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för behandlingarna är att de är nödvändiga för att fullgöra uppgifter av allmänt intresse.

Så länge lagras personuppgifterna

Uppgifterna lagras så länge prenumerationen pågår och så länge personer ingår i Vinnovas målgrupp.

Evenemang och besök 

För att kunna administrera evenemang och besök som i vissa fall inkluderar material och enkäter behandlar Vinnova personuppgifter om evenemangsdeltagare och andra besökare.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som samlas in är:

  • För evenemangsdeltagare: Namn, kontaktuppgifter och ibland anmäld kost
  • För andra besökare: Namn och kontaktuppgifter

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för behandlingarna är för att kunna fullgöra uppgift av allmänt intresse samt rättslig förpliktelse.

Så länge lagras personuppgifterna

De personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar lagras enligt gällande arkivregler. Övriga uppgifter raderas när de inte längre är aktuella.

Fotografering och webbsändningar

För att kunna informera om vår verksamhet fotograferar och webbsänder vi vissa evenemang. Vinnova behandlar då personuppgifter om talare, paneldeltagare och övriga deltagare.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som samlas in är:

  • Namn
  • Bild
  • Röst

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för behandlingarna är för att kunna fullgöra uppgift av allmänt intresse.

Så länge lagras personuppgifterna

Uppgifter raderas när de inte längre är relevanta.

Allmänna förfrågningar 

För att kunna bemöta förfrågningar från allmänhet, media och andra organisationer behandlar Vinnova personuppgifter om frågeställaren.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som samlas in är:

  • Namn
  • E-post
  • Eventuellt andra kontaktuppgifter

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grunder för behandlingarna är att det är nödvändigt för att fullgöra uppgifter av allmänt intresse och myndighetsutövning.

Så länge lagras personuppgifterna

De personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar lagras enligt gällande arkivregler. Övriga uppgifter lagras i sex månader, därefter raderas de.

Sociala medier

För att kunna sprida information om verksamheten och nå nya målgrupper behandlar Vinnova personuppgifter om anställda och andra relevanta personer i innovationssystemet.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som samlas in är:

  • Namn
  • Bild
  • Röst

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för behandlingarna är för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse.

Så länge lagras personuppgifterna

Uppgifterna raderas när de inte längre är relevanta.

Publikationer

För att kunna sprida information om forskning, utveckling och innovation publicerar Vinnova egna och externa rapporter på hemsidan där personuppgifter om författare anges.

Personuppgifter som behandlas

Den personuppgift som samlas in är:

  • Namn

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för behandlingarna är rättslig förpliktelse.

Så länge lagras personuppgifterna

De personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar lagras enligt gällande arkivregler. 

Uppdragstagare, leverantörer och bedömare

För att kunna administrera avtalsförhållanden och för att fullgöra avtal behandlar Vinnova personuppgifter om uppdragstagare, leverantörer och bedömare.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som samlas in är:

  • För samtliga: Namn och kontaktuppgifter
  • För personligt anlitade: Personnummer och kontonummer
  • För bedömare: Namn, kön, födelseår, kontaktuppgifter, uppgifter om erfarenhet samt uppgifter för utbetalning av ersättning

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för behandlingarna är avtal.

Så länge lagras personuppgifterna

De personuppgifter som förekommer i allmänna handlingar lagras enligt gällande arkivregler. Övriga uppgifter raderas när avtalet upphör.

Anbudsgivare

För att kunna administrera offerter som inte vunnit upphandling behandlar Vinnova personuppgifter om anbudsgivare.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som samlas in är:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för behandlingarna är att fullgöra uppgift av allmänt intresse.

Så länge lagras personuppgifterna

Uppgifterna lagras i fyra år, därefter gallras de.

Jobbsökande

För att kunna rekrytera nya medarbetare behandlar Vinnova personuppgifter om jobbsökande.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som samlas in är:

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Foto
  • Kompetens
  • Personnummer
  • CV

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för behandlingarna är att fullgöra en uppgift av allmänt intresse.

Så länge lagras personuppgifterna

Uppgifterna lagras i två år, därefter gallras de.

Besökare på webbplatsen

För att kunna göra besöksuppföljning på webbplatsen behandlar Vinnova personuppgifter om webbplatsens besökare.

Personuppgifter som behandlas

De personuppgifter som samlas in är:

  • IP-adress

På vilken rättslig grund vi behandlar uppgifterna

Vinnovas rättsliga grund för behandlingarna är att fullgöra en uppgift av allmänt intresse.

Så länge lagras personuppgifterna

Uppgifterna lagras i 26 månader; därefter raderas de.

Senast uppdaterad 28 juni 2019   |   Sidansvarig: Anna Oback   |   Statistik för sidan