VOLIS i Sverige - effektivare och transparent beslutsmöteshantering inom offentlig sektor

Syfte och mål

Projektet ´VOLIS i Sverige´ skapades för att se om vi med hjälp av den estniska statens programvara VOLIS kan öka effektiviteten i hanteringen av beslutsmöten och öka transparensen gentemot medborgaren (enklare att finna bakgrundsinformation och beslut). Målet var att analysera kommunernas processer, modifiera och översätta programvaran, testa användningen med verkliga praktikfall och att finna praktiska och juridiska svårigheter. Både syfte och mål har uppnåtts, med vissa oväntade effekter som t ex en insyn i skillnader i förvaltningstraditioner i 2 nationers kulturer.

Resultat och förväntade effekter

Testerna har visat att programvaran och de ingående processerna med fördel kan användas i Sverige, men måste modifieras ytterligare för att bli verkligt effektiva. T ex måste man komplettera med kopplingar till dokument- eller ärendehantering. Bedömningen från de testande kommunerna är att programvara förenklar arbetet för nämdledamöterna och att de gärna ser en fortsättning på projektet. VOLIS bidrar även i hög grad till att kunna genomföra distansdeltagande i möten. Videokonferensdelen bedömer vi som oanvändbar. Den kan ersättas med en annan videotjänst som t ex Skype.

Upplägg och genomförande

Vi har: - skapat samverkan med Nacka kommun / region Gotland och den estniska staten - genomfört studiebesök i Estland - översatt programvaran - i några väsentliga delar byggt om VOLIS - haft testdrift / testsystem i Estland - genomfört 4 tester (2 tillfällen x 2 kommuner) - genomfört ett seminarium hos SKL - redovisat projektet i Almedalen Allt har i stort gått enligt plan. Ett orosmoment som åtgärdades var att vår version av programvaran initialt inte var stabil. Projektet genomfördes under tidspress, vilket gick väl tack vare stor uppställning från både estniska och svenska aktörer.