Publicera en ansökningsomgång

Publicera en ansökningsomgång (AO) på webben. Instruktionen är skriven i samma ordning som fälten kommer i Episerver när du skapar sidan.

Bra att känna till

  • All kommunikation med handläggaren ska ske via webbredaktörsinboxen.
  • Fråga efter ansökningsomgångens diarienummer och skriv i det i sökfältet för att hitta AO:n.
  • Om du inte får träff i Episerver är AO:n antagligen inte godkänd i Effekta. 
  • När du är klar med den svenska AO-sidan använder du informationen för att skapa den engelska, sedan publicerar du bägge samtidigt. 
  • En AO kan ha någon av följande status: Annonseringsläge (A), Kommande (K), Öppen (Ö), Stängd (S). 

Så fungerar AO:n och utlysningar

Om AO:n du ska publicera är den första omgången inom en ny utlysning ska du publicera utlysningssidan på svenska och engelska innan du börjar med AO:n. Utlysningen ligger på nivån ovanför AO:n i trädet navigeringsfönstret. Kontrollera att namn, rubrik och url ser bra ut. 

På utlysningsidan kan man se alla ansökningsomgångar som varit, är och ska komma. Utlysningssidan kan informera generellt om vad som gäller för ansökningsomgångarna, till exempel inom vilket område utlysningen riktar sig, eller till vilka man vänder sig. Om utlysningen är inom ett program kan det finnas information om programmet.

Om ingen övrig information finns, räcker det att skriva på utlysningssidan: 

  • Här nedan listar vi ansökningsomgångar inom erbjudandet.
  • Below we list all the calls for proposals within this offer.

Uppgifter som kommer från Effekta

De flesta uppgifter hämtas från Effekta och hamnar direkt på AO-sidan:

  • Rubrik och kortbeskrivning (ska vara klarspråkade)
  • Treklöver(ska vara klarspråkad)
  • Utlysningstexten och bilagor
  • Kontaktuppgifter och länkar
  • Datum för öppning, stängning och beslut.  

Det är handläggaren som gör ändringarna i Effekta. Hen får oftast hjälp av en kommunikatör att klarspråka texterna. Det kan ta en stund innan ändringarna syns eftersom uppgifterna hämtas från Effekta var fjärde timme. 

Manuell hämtning från Effekta

Ungefär var fjärde timme förs nya utlysningar och ansökningsomgångar över från Effekta till webben. Om en uppgift i Effekta ändras kommer uppgifterna på webbplatsen att uppdateras. Det som skapats av en redaktör, till exempel alternativ rubrik, kommer dock att finnas kvar utan att påverkas.

Det går att importera AO:n manuellt genom att gå över till Effekta import och skriva in diarienummer. Detta är dock inget man bör göra om det går att undvika. Du hittar fliken "Effekta import" under hamburgarfliken upp till vänster i Epi. Inne i Effekta import väljer du radioknappen "Ansökningsomgång" innan du importerar.

Rubriken för AO:n kommer från Effekta. Därför ska handläggaren diskutera med kommunikatör innan rubriken läggs in i Effekta eftersom den går ut i vår öppna data när handläggaren publicerar. Det är viktigt att rubriken på AO:n är densamma på webben som i våra andra system (exempelvis Intressentportalen). Därför behöver eventuella ändringar i rubriken göras i Effekta. Om den rubrik som handläggaren valt inte alls fungerar på webben eller för målgruppen ska webbredaktör eller kommunikatör föreslå ett alternativ som handläggaren publicerar. I nödfall kan webbredaktör publicera en alternativ rubrik för AO:n på webben.

  • Ord som EUREKA och SMART får vara versaler. 
  • OM AO:ns namn är identisk med en tidigare AO, måste de särskiljas med till exempel "våren 2020". Detta för att våra url:er måste vara unika. Dessutom är det bra både för tydlighet och sökmotoroptimering (SEO).  

Rubriken ska vara kort, konkret och tydligt förklara vad man kan söka pengar för. Undvik att ha programnamnet som rubrik, eftersom det syns i brödsmulan (länkstigen) högst upp när man är inne på sidan.

Skriv: Stärkt kompetens i småföretag

Skriv inte: Innovationsprojekt i företag eller Medtech4Health.

Ingress eller kortbeskrivning från Effekta

Ingressen kommer från Effekta och kallas där "kort beskrivning". Därför ska handläggaren diskutera val av ingress innan det läggs in eftersom den går ut i vår öppna data. Det är viktigt att ingressen på AO:n är densamma på webben som kortbeskrivningen i Effekta. Ibland har handläggaren valt en ingress som inte alls fungerar på webben eller för målgruppen och då föreslår vi ett alternativ. Vi publicerar inte AO-sidan förrän vi är överens med handläggaren om ingressen och hen har publicerat den i Effekta. Helst vill vi att ändringar i ingressen endast görs i Effekta eftersom det är den versionen av ingressen som går ut i öppna data.
 
Texten ska kort och konkret beskriva vad erbjudandet handlar om och vem som kan söka. Skriv inte bakgrund till projektet, vilka som finansierar eller liknande. Eftersom vi arbetar med klarspråk vill vi gärna ha aktiva och uppmanande ingresser.  Till exempel: "Var med och påverka.." eller "För er som vill förändra..." 

Skriv: Erbjudandet ger småföretag möjlighet att få finansiering för att under en kortare tid anlita eller anställa en extern person. Syftet är att hjälpa företaget att komma ut med en innovativ medicinteknisk produkt på marknaden.

Skriv inte: Medtech4Health är ett nationellt innovationsprogram som ska stärka svensk medicinteknisk industri genom samverkan mellan forskning, vård, industri och patienter.

Uppgifter som webbredaktören ska fylla i

För att kunna publicera en AO behöver du fylla i uppgifter under flikarna innehåll, puff SEO och ansökningsväljaren. 

flikar2.PNG

Att språkgranska under fliken innehåll 

Blockyta 1: Här kontrollerar du treklövern

blockyta 1.PNG

I blockyta 1 hamnar automatiskt ett treklöverblock med treklöver-texter från Effekta. Dessa texter ska redan vara klarspråkade av kommunikatören för AO:n. Du behöver granska denna text för att säkerställa att texterna är ok. Om något behöver ändras kontaktar du i första hand utlysningsansvarig som sedan kan korrigera i Effekta. Om ändringen är akut kan du i nödfall skriva in en alternativ text i treklövern. Treklöverntexterna består av svaren på dessa tre frågor:

  • Vad kan man söka för? (beskrivning 1, se exempel nedan)
  • Vem kan söka?
  • Hur mycket kan man söka? 

image.png

Text, Viktiga datum

De datum som läggs in i Effekta kommer automatiskt med på sidan, men ibland kan du behöva lägga till extra datum, till exempel för informationsmöten eller intervjuer. Tryck på "skapa ett nytt block" under "lista för viktiga datum" för att göra en ny datumbox.

Om det finns en kalenderhändelse på vinnova.se för informationsmötet så gör du också en länk från datumboxen till kalenderhändelsen.

Text, Viktiga datum: här lägger du information om det finns avläsningstillfällen för AO:n ("Sista datum för ansökningsperioden")

Ett fåtal utlysningar använder sig av något som heter avläsningstillfällen. Det innebär att en ansökningsomgång kan vara öppen under en längre tid (flera år) men att ansökningar bedöms vid flera tidpunkter. Dessa datums läggs in i Effekta och visas i datumboxarna som "Sista datum för ansökningsperioden". I dagsläget lägger vi in en förtydligande text manuellt i ingressen och fältet ovanför datumblocken (fältet Text, viktiga datum). Vi använder inte ordet avläsningstillfälle. 

Förslag till formulering i texten under rubriken Viktiga datum
Svenska: Det här erbjudandet har olika ansökningsperioder. Det innebär att ni kan söka vid flera olika tidpunkter och få beslut om er ansökan innan utlysningen stänger helt.
Engelska: For this call, you are offered several different application opportunities. In practice, this means that you may apply for funding before the actual call closes.  

Förslag till formulering i datumfält:  
Svenska: I det här erbjudandet kan ni söka vid olika tidpunkter under året. Vi kommer att ha flera ansökningsperioder där vi samlar upp och bedömer inkomna ansökningar. Det innebär att ni kan få beslut innan utlysningen stänger.

Engelska: For this call, you are offered several different application opportunities. In practice, this means that you may apply for funding before the actual call closes. We collect and assess the applications that have been submitted during the time period preceding a specific deadline.

Blockyta 2: Här lägger du fördjupande information

Om handläggaren skickat mer text, till exempel "Vad handlar erbjudandet om" eller "Vem riktar sig erbjudandet till?" lägger du in detta i ett textblock under Blockyta 2. 

blockyta 2.PNG

Dokumentlista/viktigt dokument: Dra utlysningstexten till rätt ställe

När utlysningstexten förts över från Effekta hamnar den inte alltid automatiskt vid rätt egenskap på AO-sidan. Då behöver du göra en manuell import av AO:n under fliken Effekta import som du hittar i hamburgermenyn uppe till vänster i Epi. Om utlysningstexten inte hamnar rätt då heller behöver du dra den till rätt ställe: från Dokumentlista till Viktigt dokument, både på den svenska och den engelska sidan. Annars hamnar den tillsammans med bilagorna. Oftast blir utlysningstexten klar samma vecka som utlysningen öppnar.

Kontrollera om det finns utlysningstexter som ligger fel

För att kontrollera om det finns utlysningstexter på vinnova.se som ligger fel går du till gadgeten "Powerslice", (den brukar ligga nere till höger i Epi). Där väljer du "AO Saknar viktigt doc. (Exl. externa)" i rullgardinslistan.

Om du där hittar någon AO som är öppen, dvs inleds med "Ö:", behöver du göra en manuell import av den för att korrigera placeringen av utlysningstexten.

utlysningstext.PNG

Att fylla i under fliken Puff

Puffrubrik: Puffrubrik och pufftext uppfyller annat syfte än rubrik och ingress på sidan.. Puffen står ju ensam tillsammans med en mängd andra erbjudanden. Därför behöver den vara tydligare. Puffen får automatiskt samma rubrik som AO:n om du inte fyller i något annat. Om det är en SIP behöver du skriva om puffrubriken. Du inleder den då med namnet på SIP:en följt av kolon.

Exempel: Metalliska material: Var med och utveckla 3D-printning

(I listan nedan hittar du alla program som ska ha puffrubriker med kolon.)

Pufftext: Pufftexten ska bara vara 1-2 meningar lång och kunna fungera självständigt i olika listor. Du kan använda text från ingressen och korta ned. 

Bakgrundsbild: Här kan du lägga till en bild som är unik för AO:n. Alla utlysningar behöver inte ha bild.

Puffrubriker för strategiska innovationsprogram (SIP:ar)

Puffrubriker för AO:n som är knutna till strategiska innovationsprogram (SIP) ska inledas med SIP-namnet, exempelvis "Metalliska material: Genomförbarhetsstudier" eller "STRIM: Samarbete inom gruv- och metallutvinning". Samma sak gäller några andra program, se nedan

Strategiska innovationsprogram: 

  • BioInnovation
  • Drive Sweden
  • Grafen
  • Gruv- och metallutvinning
  • InfraSweden2030
  • Lättvikt
  • Metalliska material
  • PiiA
  • Produktion2030
  • Re:Source
  • Sakernas internet
  • Smartare elektroniksystem
  • SWElife
  • Viable cities 

Övriga:

  • Bygginnovationen
  • ECSEL
  • EUREKA
  • FFI (Alla FFI-satsningar benämns efter den här logiken: "Cyklar och fordon i säker samverkan – FFI")
  • Flygteknik eller NFFP
  • Medtech4health
  • SMART 
  • STRIM 

Att fylla i under fliken SEO (sökmotoroptimering)

Tänk på att SEO-texten kommer att synas i en Google-sökning, och att avsändare och budskap behöver vara tydligare än i pufftexten. 

Metatitel: Max 70 tecken. Skapa en metatitel eller använd samma som puffrubrik. Inkludera lämplig period för ansökningsomgången om det behövs för att metatiteln ska bli unik, tex: 2018 eller höst 2018.

Metabeskrivning: Sammanfatta sedan kort vad erbjudandet handlar om.

Max 160 tecken (Obs: Över tid har Google ökat eller minskat utrymmet för både metatitel och metabeskrivning.)

Ex. Vinnova finansierar utvecklings- och innovationsprojekt som på ett innovativt sätt ska bidra till att lösa stora samhällsutmaningar. Erbjudandet riktar sig till forskningsorganisationer, företag, offentliga och ideella organisationer.  

Att fylla i under fliken Ansökningsväljaren

Välja ett av alternativen för samverkan, t.ex. "Samverkan inom Sverige". I informationen i treklövern under "Vem kan söka" brukar det framgå vad som gäller för AO:n. Obs att något av de tre alternativen måste kryssas i.

aväljaren.PNG

Kontrollera att url:en ser bra ut

Ett url skapas automatiskt utifrån sidans namn. Ta bort dubbla bindestreck och upprepningar ifall utlysningens namn är samma som AO:n. 

Konvertering 

Eftersom AO-sidor är bland de mest besökta sidorna på webbplatsen är det viktigt att vi kopplar sidan till andra sidor. Det är god webbpraxis att det alltid finns ett nästa steg när en kommer till slutet av en sida. Detta ökar också konverteringen. På AO-sidan är därför våra rutiner att vi länkar till eller puffar för: 

  • Relaterade kalenderhändelser - dras in som puff i blocket Viktiga datum.
  • Information om hur det går till att söka finansiering hos oss och fylla i ansökan - läggs till automatiskt som länkar i Så här ansöker du-texten, men kan inaktiveras av redaktör på en enskild sida om processen inte gäller för den AO:n. (Länkarna kan ändras under Inställningar) 
  • Relaterade livesändningar eller informationsfilmer - som videoblock eller videopuffblock  
    Relaterade ämnesområden att fördjupa sig i 
  • Dra in mikrosajtsidor som puffar.
  • Andra, liknande ansökningsomgångar - dra in andra AO-sidor som puffar.

AO-sida på engelska

Alla AO-sidor ska finnas i översatt version. Vi publicerar den svenska och den engelska AO-sidan samtidigt. Om sidan endast innehåller rubrik-, ingress- och treklövertexter behöver du bara granska och publicera den engelska versionen av sidan. De engelska texterna ska redan ha genererats från Effekta.

Om det inte finns någon ingress på engelska versionen från Effekta ber du handläggaren lägga in den innan du publicerar AO-sidan.

Maskinöversättning av fördjupande texter

Om handläggaren har skickat fördjupande information som du lagt in på den svenska versionen av sidan behöver du maskinöversätta sidan till engelska innan du publicerar.

I resursfönstret finns en gadget som heter "översätt innehåll till engelska". Du kan läsa mer om hur du lägger till och använder denna gadget på översättningssidan. När den svenska AO-sidan är helt klart kan du använda den funktionen för att översätta sidan. Tryck på knappen översätt i gadgeten när du är på den svenska versionen så skapas en översättning.

widget.PNG

När du använder funktionen får sidan en disclaimer om att den är maskinöversatt. Maskinöversatt information får inte justeras; då blir den manuellt översatt och kan inte kallas maskinöversatt. Om du vill ta bort disclaimern gör du det under fliken inställningar på den engelska sidan.

översättning4.PNG

 

Du kommer enklast till den engelska versionen av sidan genom att klicka på en i det grå fältet högs upp på sidan (se översta bilden nedan). Du kan också se den genom att gå in under fliken webbplatser i navigeringsfönstret och välja English (se undre bilden nedan).

imagemb2pg.png

 
engelska.PNG

Rubrik, ingress, treklöver, puff och SEO kommer inte att översättas. Däremot maskinöversätts kontaktuppgifter och övriga text- och rubrikblock. 

När du dubbelkollat att de översatta texterna ser okej ut publicerar du först den svenska sidan, och sedan den engelska. 

Om du tycker att maskinöversättningen blir krånglig och ologiskt är det bästa tipset att formulera om den svenska texten och sedan göra en ny maskinöversättning.

Generellt brukar det vara så att en krånglig svensk text får en dålig maskinöversättning till engelska. Tänk klarspråk.

Senast uppdaterad 20 februari 2020

Sidansvarig: Webbredaktören

Statistik för sidan