Publicera en ansökningsomgång

Här hittar du en guide för att publicera en ansökningsomgång (AO) på webben. Instruktionen är skriven i samma ordning som fälten kommer i Episerver när du skapar sidan.

Bra att känna till om ansökningsomgångar

  • All kommunikation med handläggaren ska ske via webbredaktörsinboxen.
  • Fråga efter ansökningsomgångens diarienummer och skriv i det i sökfältet för att hitta AO:n.
  • Om du inte får träff i Episerver är AO:n antagligen inte godkänd i Effekta. 
  • När du är klar med den svenska AO-sidan använder du informationen för att skapa den engelska, sedan publicerar du bägge samtidigt. 
  • En AO kan ha någon av följande status: Annonseringsläge (A), Kommande (K), Öppen (Ö), Stängd (S). 

Alla AO ligger under en utlysning

Om AO:n du ska publicera är den första omgången inom en ny utlysning ska du publicera utlysningssidan på svenska och engelska innan du börjar med AO:n. Utlysningen ligger på nivån ovanför AO:n i trädet navigeringsfönstret. Kontrollera att namn, rubrik och url ser bra ut. 

På utlysningsidan kan man se alla ansökningsomgångar som varit, är och ska komma. Utlysningssidan kan informera generellt om vad som gäller för ansökningsomgångarna, till exempel inom vilket område utlysningen riktar sig, eller till vilka man vänder sig. Om utlysningen är inom ett program kan det finnas information om programmet.

Om ingen övrig information finns, räcker det att skriva på utlysningssidan: 

  • Här nedan listar vi ansökningsomgångar inom erbjudandet.
  • Below, we list calls for proposals within this offer.

Uppgifter som kommer från Effekta

De flesta uppgifter hämtas från Effekta och hamnar direkt på AO-sidan:

  • rubrik och kortbeskrivning (ska vara klarspråkat!)
  • utlysningstexten och bilagor
  • kontaktuppgifter och länkar
  • datum för öppning, stängning och beslut.  

Det är handläggaren som gör ändringarna i Effekta. Det kan ta en stund innan ändringarna syns eftersom uppgifterna hämtas från Effekta var fjärde timme. 

Manuell hämtning från Effekta

Ungefär var fjärde timme förs nya utlysningar och ansökningsomgångar över från Effekta till webben. Om en uppgift i Effekta ändras kommer uppgifterna på webbplatsen att uppdateras. Det som skapats av en redaktör, till exempel alternativ rubrik, kommer finnas kvar, utan att påverkas.

Det går att importera manuellt genom att gå över till Effekta import och skriva in diarienummer. Detta är dock inget man bör göra om det går att undvika. Du hittar fliken "Effekta import" under den röda drag-ned-fliken högst upp i Epi. 

Rubrik (från Effekta)

Rubriken kommer från Effekta, därför ska handläggaren diskutera val av rubrik innan det läggs in, eftersom det annars går ut i vår öppna data. Det är viktigt att rubriken på AO:n är densamma på webben som i våra andra system (exempelvis Intressentportalen). Ibland har handläggaren valt en rubrik som inte alls fungerar på webben eller för målgruppen och därför föreslår vi ofta ett alternativ. Vi publicerar dock inte AO-sidor förrän rubriken i Effekta och på webben är ungefär lika. Det är handläggarens ansvar att säkerställa att rubriken i Effekta stämmer överens med den på webben. 

  • Ord som EUREKA och SMART får vara versaler. 
  • OM AO:ns namn är identisk med en tidigare AO, måste de särskiljas med till exempel "våren 2020". Detta för att våra url:er måste vara unika. Dessutom är det bra både för tydlighet och SEO.  

Rubriken ska vara kort, konkret och tydligt förklara vad man kan söka pengar för. Undvik att ha programnamnet som rubrik, eftersom det syns i brödsmulan (länkstigen) när man är inne på sidan.

Skriv: Stärkt kompetens i småföretag

Skriv inte: Innovationsprojekt i företag eller Medtech4Health.

Ingress/kortbeskrivning (från Effekta)

Ingressen kommer från Effekta, därför ska handläggaren diskutera val av rubrik innan det läggs in, eftersom det annars går ut i vår öppna data. Det är viktigt att ingressen på AO:n är densamma på webben som kortbeskrivningen i Effekta. Ibland har handläggaren valt en ingress som inte alls fungerar på webben eller för målgruppen och därför föreslår vi ofta ett alternativ. Vi publicerar dock inte AO-sidor förrän beskrivningen i Effekta och ingressen på webben är ungefär lika. Det är handläggarens ansvar att säkerställa att dessa stämmer överens. 
 
Texten ska kort och konkret beskriva vad erbjudandet handlar om och vem som kan söka. Skriv inte bakgrund till projektet, vilka som finansierar eller liknande. Eftersom vi arbetar med klarspråk vill vi gärna ha aktiva och uppmanande ingresser.  Till exempel: "Var med och påverka.." eller "För er som vill förändra..." 

Skriv: Erbjudandet ger småföretag möjlighet att få finansiering för att under en kortare tid anlita eller anställa en extern person. Syftet är att hjälpa företaget att komma ut med en innovativ medicinteknisk produkt på marknaden.

Skriv inte: Medtech4Health är ett nationellt innovationsprogram som ska stärka svensk medicinteknisk industri genom samverkan mellan forskning, vård, industri och patienter.

Uppgifter som webbredaktören ska fylla i

För att kunna publicera en AO behöver du fylla i uppgifter under flikarna innehåll, puff SEO och ansökningsväljaren. 

flikar2.PNG

Att fylla i under fliken innehåll 

Blockyta 1: Här lägger du treklövern

blockyta 1.PNG

I blockyta 1 trycker du på "skapa ett nytt block" och väljer "treklöverblock" som du ger namnet "treklöver". Treklövern får automatiskt sina rubriker och rätt formatering. Fyll i följande information (1-2 meningar) som du får av handläggaren, och publicera sedan blocket.

  • Vad kan man söka för? (beskrivning 1, se exempel nedan)
  • Vem kan söka? (beskrivning 2)
  • Hur mycket kan man söka? (beskrivning 3) 

image.png

Text, Viktiga datum

De datum som läggs in i Effekta kommer automatiskt med på sidan, men ibland kan du behöva lägga till extra datum, till exempel för informationsmöten eller intervjuer. Tryck på "skapa ett nytt block" under "lista för viktiga datum". 

Text, Viktiga datum: här lägger du information om bedömningstillfällen/avläsningstillfällen

Ett fåtal utlysningar använder sig av något som heter avläsningstillfällen/bedömningsfullfällen. Det innebär att en ansökningsomgång kan vara öppen under en längre tid (flera år) men att ansökningar bedöms vid flera tidpunkter. Dessa datums läggs in i Effekta och visas i datumboxarna. I dagsläget lägger vi in en förtydligande text manuellt i ingressen och fältet ovanför datumblocken (fältet Text, viktiga datum). Vi använder inte ordet avläsningstillfälle.  

Förslag till formulering i slutet av ingress:  
Svenska: I det här erbjudandet kan ni söka vid flera olika tidpunkter. Det innebär att ni kan få beslut innan utlysningen stänger.  
Engelska: For this call, you are offered several different application opportunities. In practice, this means that you may apply for funding before the actual call closes.  

Förslag till formulering i datumfält:  
Svenska: Ni kan söka vid flera olika tidpunkter i detta erbjudande. Det innebär att ni kan få beslut innan utlysningen stänger. För den här utlysningen samlar vi vid flera tillfällen ihop alla ansökningar som kommit in, och gör en bedömning.

Engelska: For this call, you are offered several different application opportunities. In practice, this means that you may apply for funding before the actual call closes. We collect and assess the applications that have been submitted during the time period preceding a specific deadline. The application deadline for each assessment period is:

Blockyta 2: Här lägger du fördjupande information

Om handläggaren skickat mer text, till exempel "Vad handlar erbjudandet om" eller "Vem riktar sig erbjudandet till?" lägger du in detta i ett textblock under Blockyta 2. 

blockyta 2.PNG

Dokumentlista/viktigt dokument: Dra utlysningstexten till rätt ställe

När utlysningstexten förts över från Effekta behöver du dra den till rätt ställe: från Dokumentlista till Viktigt dokument, både på den svenska och den engelska sidan. Annars hamnar den tillsammans med bilagorna. Oftast blir utlysningstexten klar samma vecka som utlysningen öppnar. 

utlysningstext.PNG

Att fylla i under fliken puff

Puffrubrik: Puffrubrik och pufftext uppfyller annat syfte än rubrik och ingress på sidan.. Puffen står ju ensam tillsammans med en mängd andra erbjudanden. Därför behöver den vara tydligare. Puffen får automatiskt samma rubrik som AO:n om du inte fyller i något annat. Om det är en SIP behöver du skriva om puffrubriken. Du inleder den då med namnet på SIP:en följt av kolon.

Exempel: Metalliska material: Var med och utveckla 3D-printning

(I listan nedan hittar du alla program som ska ha puffrubriker med kolon.)

Pufftext: Pufftexten ska bara vara 1-2 meningar lång och kunna fungera självständigt i olika listor. Du kan använda text från ingressen och korta ned. 

Bakgrundsbild: Här kan du lägga till en bild som är unik för AO:n. Annars används bilden som finns på utlysningsnivå. Alla utlysningar behöver inte ha bild.

Puffrubriker för strategiska innovationsprogram (SIP:ar)

Puffrubriker för AO:n som är knutna till strategiska innovationsprogram (SIP) ska inledas med SIP-namnet, exempelvis Metalliska material: Genomförbarhetsstudier eller STRIM: Samarbete inom gruv- och metallutvinning. Samma sak gäller några andra program, se nedan

Strategiska innovationsprogram: 

  • BioInnovation
  • Drive Sweden
  • Grafen
  • Gruv- och metallutvinning
  • InfraSweden2030
  • Lättvikt
  • Metalliska material
  • PiiA
  • Produktion2030
  • Re:Source
  • Sakernas internet
  • Smartare elektroniksystem
  • SWElife
  • Viable cities 

Övriga:

  • Bygginnovationen
  • ECSEL
  • EUREKA
  • FFI (Alla FFI-satsningar benämns efter den här logiken: "Cyklar och fordon i säker samverkan – FFI")
  • Flygteknik eller NFFP
  • Medtech4health
  • SMART 
  • STRIM 

Att fylla i under fliken SEO

Tänk på att SEO-texten kommer att synas i en Google-sökning, och att avsändare och budskap behöver vara tydligare än i pufftexten. 

Metatitel: Max 70 tecken. Skapa en metatitel eller använd samma som puffrubrik.Inkludera lämplig period för ansökningsomgången för att metatiteln ska bli unik, tex: 2018 eller höst 2018.   

Metabeskrivning: Inled med "Vinnova finansierar ..." och sammanfatta sedan kort vad erbjudandet handlar om.

Max 160 tecken (Not: Google ökade antal maxtecken till 320 under vintern 2017 men har nu återigen kortat ner antalet tillåtna tecken till 160)  

Ex. Vinnova finansierar utvecklings- och innovationsprojekt som på ett innovativt sätt ska bidra till att lösa stora samhällsutmaningar. Erbjudandet riktar sig till forskningsorganisationer, företag, offentliga och ideella organisationer.  

 

Att fylla i under fliken ansökningsväljaren

Välja ett av alternativen för samverkan, t.ex. "samverkan inom Sverige". I informationen i treklövern under "vem kan söka" brukar det framgå vad som gäller för AO:n. 

aväljaren.PNG

Nyckelord 

Det finns en flik för nyckelord, men de används inte idag. (Inktuell information: 
Ibland behöver vi komplettera rubriken för en ansökningsomgång (AO) så att det blir tydligare vad man kan söka bidrag för och vilka som kan söka. Detta gäller framför allt för puffarna i ansökningsväljaren där det finns möjlighet att skriva in tre nyckelord. Nyckelorden skrivs in under fliken Ansökningsväljaren på AO-sidan.)

Kontrollera att url:en ser bra ut

Ett url skapas automatiskt utifrån sidans namn. Ta bort dubbla bindestreck och upprepningar ifall utlysningens namn är samma som AO:n. 

Konvertering 

Eftersom AO-sidor är bland de mest besökta sidorna på webbplatsen är det viktigt att vi kopplar sidan till andra sidor. Det är god webbpraxis att det alltid finns ett nästa steg när en kommer till slutet av en sida. Detta ökar också konverteringen. På AO-sidan är därför våra rutiner att vi länkar till eller puffar för: 

  • Relaterade kalenderhändelser - dras in som puff i blocket Viktiga datum.
  • Information om hur det går till att söka finansiering hos oss och fylla i ansökan - läggs till automatiskt som länkar i Så här ansöker du-texten, men kan inaktiveras av redaktör på en enskild sida om processen inte gäller för den AO:n. (Länkarna kan ändras under Inställningar) 
  • Relaterade livesändningar eller informationsfilmer - som videoblock eller videopuffblock  
    Relaterade ämnesområden att fördjupa sig i 
  • Dra in mikrosajtsidor som puffar.
  • Andra, liknande ansökningsomgångar - dra in andra AO-sidor som puffar.

AO-sida på engelska

Alla AO-sidor ska finnas i översatt version. Vi publicerar den svenska och den engelska AO-sidan samtidigt. 

I resursfönstret finns en gadget som heter "översätt innehåll till engelska". Du kan läsa mer om hur du lägger till och använder denna gadget på översättningssidan. När den svenska AO-sidan är helt klart kan du använda den funktionen för att översätta sidan. Tryck på knappen översätt i gadgeten när du är på den svenska versionen så skapas en översättning.

widget.PNG

När du använder funktionen får sidan en disclaimer om att den är maskinöversatt. Maskinöversatt information får inte justeras; då blir den manuellt översatt och kan inte kallas maskinöversatt. Om du vill ta bort disclaimern gör du det under fliken inställningar på den engelska sidan.

översättning4.PNG

Du hittar den engelska versionen under fliken webbplatser i navigeringsfönstret:

engelska.PNG

Rubrik, ingress och treklöver kommer inte att översättas, däremot allt annat, t.ex. kontaktuppgifter, puff, SEO och textblock. 

Skicka handläggaren en översättning av rubrik, ingress och treklöver. Använd intranätets översättningstjänst som är kopplad till vårt standardlexikon. 

När handläggaren är nöjd med rubrik och ingress lägger hen in dem i Effekta och skickar sina synpunkter om treklövern till webbredaktören. Då lägger du in den på den engelska sidan. 

När du dubbelkollat att alla översatta texter (puff, SEO och textblock) ser okej ut publicerar du först den svenska sidan, och sedan den engelska. 

Last updated 10 June 2019   |   Page manager: Webbredaktören   |   Page statistics