VINNOVA behandlar många personuppgifter, både i samband med ansökningar om forskningsfinansiering och och som en följd av andra typer av kontakter.
I personuppgiftslagen (1998:204), PuL, finns bestämmelser om behandling av personuppgifter. Syftet med lagen är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter.
VINNOVA är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som behandlas inom vår verksamhet. VINNOVA har ett personuppgiftsombud som bl.a. har som uppgift att hjälpa registrerade att ändra inaktuella/felaktiga uppgifter som registrerats hos oss.
Enligt PuL 23-25 §§ ska den personuppgiftsansvarige på eget initiativ informera om behandlingen av personuppgifter. Man behöver dock inte informera om sådant som den registrerade kan förutsättas känna till. Om den registrerade själv eller genom ombud lämnat uppgifter till en myndighet och det klart och tydligt framgår av sammanhanget vid registreringen att uppgifterna kommer behandlas/spridas behöver alltså inte information lämnas eftersom man då anser att det är förutsebart för den registrerade.
Behandling av personuppgifter är varje åtgärd som i manuell eller automatiserad registerform utförs med personuppgifter, t.ex. insamling, registrering, lagring, bearbetning, ändring sammanställning samt utlämnande/spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter.
Som personuppgifter räknas all information som kan knytas till en fysisk person som är i livet, t.ex. namn, personnummer, nationalitet, utbildning, anställningsförhållanden samt kontaktuppgifter.
PuL 10 § talar om när behandling av personuppgifter är tillåten. Personuppgifter får behandlas om den registrerade har lämnat sitt samtycke till behandlingen eller om behandlingen är nödvändig för att
- ett avtal med den registrerade ska kunna fullgöras eller åtgärder som den registrerade begärt ska kunna vidtas innan ett avtal träffas,
- den personuppgiftsansvarige ska kunna fullgöra en rättslig skyldighet
- vitala intressen för den registrerade ska kunna skyddas
- en arbetsuppgift av allmänt intresse ska kunna utföras,
- den personuppgiftsansvarige eller en tredje man till vilken personuppgifterna lämnas ut ska kunna utföra en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning
- ett ändamål som rör ett berättigat intresse hos den personuppgiftsansvarige, eller hos en sådan tredje man som personuppgifterna lämnats ut till, ska kunna tillgodoses under förutsättning att detta intresse väger tyngre än den registrerades intresse av skydd mot kränkning av den personliga integriteten.
VINNOVA behandlar personuppgifter i samband med
- att man ansöker om forskningsmedel
- att man deltar i konferenser, seminarier och kurser som VINNOVA anordnar
- att man beställer eller prenumererar på en tryckt publikation från VINNOVA
- att man söker en ledig tjänst vid VINNOVA
Eftersom VINNOVA är en statlig myndighet blir handlingar som skickas till oss allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut enligt offentlighetsprincipen. Personuppgifter kan även lämnas ut till var och en som behöver ta del av uppgifterna till följd av elektronisk dokumenthantering som har sin grund i att fullgöra ett avtal med den registrerade, en arbetsuppgift av allmänt intresse eller en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning där en behandling av uppgifterna är nödvändiga.
Enligt förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte ska myndigheter i sin verksamhet främja utvecklingen av ett säkert och effektivt informationsutbyte inom den offentliga förvaltningen. Detta medför att VINNOVA inte alltid kan skicka handlingar via e-post utan ibland måste välja andra sätt att överföra handlingar till mottagaren.
Man har enligt PuL 26 § rätt att en gång per kalenderår begära information om sina egna personuppgifter som behandlas på VINNOVA. För att få den informationen ska man lämna en skriftlig egenhändigt undertecknad begäran till oss. Vill man ändra några uppgifter om sig själv ska man kontakta VINNOVAs Personuppgiftsombud, 
, märk e-posten med Personuppgiftsombud.