En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och enligt särskilda bestämmelser anses inkommen dit eller upprättad där. Som allmän handling räknas bl.a. skriftliga dokument, bandinspelningar, diarier, dataregister och olika sammanställningar som enkelt går att framställa ur olika register genom en rutinbetonad åtgärd.
Alla handlingar hos en myndighet är inte allmänna handlingar. Handlingar som tillkommit enbart för ett ärendes beredning betraktas som ett internt arbetsdokument/minnesanteckning och det är inte en allmän handling. Ett utkast till ett beslut eller en skrivelse är inte heller en allmän handling.
Alla medborgare har rätt att ta del av alla allmänna handlingar genom att skriva av dem, fotografera dem och liknande. Mot avgift enligt fastställd taxa har man rätt att få kopia av handlingarna.
Man har rätt att få handlingarna anonymt. Man behöver inte heller berätta varför man vill ha handlingarna, utom i de fall det är nödvändigt för att myndigheten ska kunna bedöma om det föreligger hinder för utlämning enligt offenlighets- och sekretesslag (2009:400) eller personuppgiftslagen (1998:204).
För VINNOVAs del medför detta bl.a. att ansökningshandlingar med bilagor som huvudregel blir offentliga handlingar. Även resultat/rapporter som upprättats inom projekt som bekostats med medel från VINNOVA är allmänna handlingar.
VINNOVAs avslagsbeslut, tilldelningsbeslut och uppgifter om vilket belopp som betalts ut samt vad myndigheten i övrigt gjort i ett ärende är också allmänna handlingar.
Rätten att ta del av allmänna handlingar begränsas enligt bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen.
