VINNOVA tar idag emot fakturor både på papper och i elektronisk form (e-fakturor) i formatet Svefaktura. Samtliga pappersfakturor skannas och hanteras elektroniskt i VINNOVAs fakturahanteringssystem. För att spara miljö och kostnader samt få en snabbare fakturaprocess eftersträvar vi att alla våra leverantörer ska skicka elektroniska fakturor. Faktura via e-post är ej en e-faktura och godkänns inte.
Fakturaadress
Samtliga fakturor ska vara adresserade till:
VINNOVA
FE 34
833 26 STRÖMSUND
Bilagor och specifikationer bifogas fakturan. Övrig post, t.ex. följesedlar som ej skickats i samband med fakturan, påminnelser, reklam m.m., skickas till VINNOVAs ordinarie adress:
VINNOVA
101 58 STOCKHOLM.
Referens på fakturan
Vid beställning av varor eller tjänster ska beställaren uppge fakturaadress samt två fakturareferenser: Kostnadsställe (referens 1) samt namn på beställaren (referens 2). Exempel: (referens 1) 195 (referens 2) Anna Andersson. I de fall beställaren inte kan uppge dessa uppgifter har leverantören rätt att avvisa beställningen.
Förteckning över VINNOVAs kostnadsställen.
Fakturainformation och betalningsvillkor
Följande information ska alltid finnas med på fakturan:
- Fakturanummer
- Fakturadatum
- Förfallodatum/betalningsvillkor
- Tydlig specifikation av vad fakturan avser
- Fakturabelopp
- Momsbelopp
- Organisationsnummer/VAT-nummer
- Plusgiro-, Bankgironummer eller bankkonto inklusive clearingnummer
- Uppgift om f-skattebevis.
VINNOVA tillämpar 30 dagars betalningstid.
Expeditionskostnader eller andra avgifter kopplade till faktureringen godkänns ej.
Ev. dröjsmålsräntor enligt räntelagen accepteras.
E-fakturor
Vid kommande upphandlingar och förlängningar av gällande avtal, är elektroniska fakturor ett måste. Från övriga leverantörer är det ett starkt önskemål att fakturorna levereras elektroniskt.
Mer information om Svefakturan.
Hur skickar leverantören e-fakturor?
- Direkt på Internet via Fakturaportalen. För leverantörer utan stöd för e-fakturor i sitt faktureringssystem
Fakturaportalen är ett webbgränssnitt för registrering av fakturor vid samtliga statliga myndigheter.
Leverantören sparar både utskrift och kuvertering liksom portokostnaden. Ingen installation behövs av programvara. Om leverantören inte har så många fakturor är det här ett mycket enkelt sätt att komma igång med e-fakturering. Genom att registrera fakturan och skicka den från Fakturaportalen säkerställer leverantören att e-fakturaformatet är korrekt och att mottagaren kan ta emot den.
Här gör du fakturor via Fakturaportalen
- Via leverantörens affärssystem
För leverantör som skickar många fakturor eller vill koppla ihop faktureringen med sitt affärssystem finns ett flertal olika lösningar på marknaden. Enklast ansluter man en s.k. fakturaskrivare till sitt affärssystem. Flera affärssystem har också inbyggda lösningar för att skapa e-fakturor.
Hur kommer man igång?
Leverantören tar kontakt med sin affärssystemleverantör eller någon av de företag som tillhandahåller lösningar för e-fakturor. De väljer den leverantör på marknaden som passar dem bäst.
Skicka faktura
- Efter överenskommelse med myndigheten får leverantören inloggningsuppgifter till Fakturaportalen. Om leverantören inte redan är godkänd kan den registrera en förfrågan genom att klicka på "Anmälan ny leverantör". Så fort myndigheten godkänt leverantören kommer inloggningsuppgifter via e-post. Samma inloggningsuppgifter används för fakturering av samtliga statliga myndigheter.
- Klicka på "Fakturera här" och välj aktuell mottagare. Registrera fakturan i webbgränssnittet och skicka den. Då skapas en Svefaktura som skickas till myndigheten via fakturaväxeln.
- Därefter kan leverantören skriva ut en fakturakopia på sin skrivare för normal hantering i sin bokföring.
Läs mer
Ytterligare information
För frågor kring olika lösningar samt VINNOVAs fakturahantering kontakta
Tina Adolfsson, telefon 08-473 31 96, tina.adolfsson@vinnova.se
Monika Lindgren, telefon 08 473 30 36, monika.lindgren@vinnova.se
